Datenschutzerklärung

Version: 1.4 Stand: 22. Juli 2026

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website www.smartjobs.de und in der SmartJobs App sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG). Die in dieser Erklärung verwendeten Begriffe (z.B. „personenbezogene Daten", „Verarbeitung", „Verantwortlicher", „Auftragsverarbeiter") entsprechen den Definitionen in Art. 4 DSGVO.

Wir haben zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser bzw. der App und unseren Servern erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Es steht Ihnen daher frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, beispielsweise telefonisch, an uns zu übermitteln.

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

smartjobs personaldienstleistungen GmbH Am Spürkerkreuz 4 50374 Erftstadt Deutschland

Tel.: +49 (0) 2235 / 98617-0 E-Mail: info@smartjobs.de Website: www.smartjobs.de

2. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Achim Schmidt Datenschutzbüro Hippolytusstrasse 32 53840 Troisdorf Deutschland

Tel.: +49 (0) 2241 / 1699081 E-Mail: datenschutz@datenschutzbuero.online Website: www.datenschutzbuero.online

Jede betroffene Person kann sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Hosting und Server-Log-Dateien

Unsere Website und alle zugehörigen Systeme (einschließlich unseres Content-Management-Systems) werden auf unternehmenseigenen Servern in unseren Geschäftsräumen in Deutschland betrieben. Ein externer Hosting-Dienstleister wird nicht eingesetzt; Ihre Daten verlassen insoweit unser Haus nicht.

Beim Aufruf unserer Website erhebt und speichert unser Webserver automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (die Seite, von der aus Sie auf unser Angebot gelangt sind)
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt in der technischen Bereitstellung der Website, der Gewährleistung von Stabilität und Betriebssicherheit sowie der Abwehr und Aufklärung von Angriffen.

Speicherdauer: Server-Log-Dateien werden automatisch spätestens nach 14 Tagen gelöscht.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen auf unserer Website technisch notwendige Cookies und vergleichbare lokale Speichertechniken (localStorage) ein. Darüber hinaus verwenden wir — ausschließlich mit Ihrer Einwilligung — Marketing-Cookies für den Meta-Pixel (siehe Abschnitt 5).

4.1 Technisch notwendige Cookies und Speicherung

Das Speichern von und der Zugriff auf diese Informationen in Ihrem Endgerät erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da diese Techniken unbedingt erforderlich sind, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst (die funktionsfähige Website in Ihrer Sprache) bereitzustellen. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die technisch fehlerfreie und nutzerfreundliche Bereitstellung unserer Website.

4.2 Marketing-Cookies (nur mit Einwilligung)

Wenn Sie im Cookie-Banner „Alle akzeptieren" wählen oder in den Cookie-Einstellungen Marketing-Cookies aktivieren, werden der Meta-Pixel und das Google Ads Conversion-Tracking geladen (Details in Abschnitt 5). Dabei werden Cookies in Ihrem Browser gesetzt, insbesondere:

Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Ihre Einwilligung werden diese Dienste nicht geladen und es werden keine Marketing-Cookies gesetzt.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie in den Cookie-Einstellungen auf unserer Website die Marketing-Cookies deaktivieren. Unabhängig davon können Sie Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren; die vollständige Deaktivierung kann jedoch die Funktion der Website einschränken.

5. Werbe- und Conversion-Tracking (nur mit Einwilligung)

Zur Messung und Steuerung unserer Online-Werbung setzen wir die nachfolgenden Dienste ein — jeweils ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Banner (Marketing-Cookies). Rechtsgrundlage ist in beiden Fällen Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG; ohne Einwilligung werden die Dienste nicht geladen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen" im Fußbereich unserer Website widerrufen.

5.1 Meta-Pixel (Facebook Pixel)

Wir setzen den „Meta-Pixel" der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta") ein.

Mit Hilfe des Meta-Pixels können wir die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram messen: Wir können nachvollziehen, ob Besucher über eine Anzeige auf unsere Website gelangt sind (Seitenaufrufe, „PageView") und ob eine über unsere Website gestartete Bewerbung erfolgreich abgeschickt wurde („Lead"-Ereignis; dabei werden die Bezeichnung und die interne Kennung der Stelle übermittelt, auf die Sie sich beworben haben — nicht jedoch Ihr Name, Ihre Kontaktdaten oder Ihr Lebenslauf). Meta kann Besucher unserer Website zudem als Zielgruppe für die Darstellung von Anzeigen bestimmen.

Die über den Pixel erhobenen Daten (u.a. IP-Adresse, Browser-Informationen, besuchte Seiten, Ereignisse) werden an Meta übertragen und dort verarbeitet. Meta kann diese Daten mit Ihrem Facebook-/Instagram-Konto verknüpfen und für eigene Werbezwecke gemäß der Meta-Datenrichtlinie (www.facebook.com/about/privacy) verwenden. Dabei kann es zu einer Übermittlung von Daten in die USA kommen; Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO besteht.

Für die Erhebung und Übermittlung der Daten über den Pixel sind wir mit Meta gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO; hierfür gilt die von Meta bereitgestellte Vereinbarung über die gemeinsame Verarbeitung (www.facebook.com/legal/controller_addendum). Die anschließende Weiterverarbeitung durch Meta erfolgt in deren alleiniger Verantwortung.

Zusätzlich zum Widerruf über unsere Cookie-Einstellungen können Sie in Ihren Facebook-Einstellungen der Nutzung Ihrer Daten für Werbezwecke widersprechen (www.facebook.com/settings?tab=ads).

5.2 Google Ads Conversion-Tracking

Wir nutzen „Google Ads" mit Conversion-Tracking der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google"). Haben Sie eingewilligt, wird beim Besuch unserer Website das Google-Tag (gtag.js) geladen. Wenn Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website gelangt sind, setzt Google ein Cookie (u.a. _gcl_au), mit dessen Hilfe wir nachvollziehen können, ob Sie eine bestimmte Aktion auf unserer Website abgeschlossen haben — bei uns: das erfolgreiche Absenden des Kontakt- bzw. Bewerbungsformulars („Conversion").

Wir erfahren dabei die Gesamtzahl der Nutzer, die auf eine unserer Anzeigen geklickt und die Aktion abgeschlossen haben. Wir erhalten jedoch keine Informationen, mit denen sich einzelne Nutzer identifizieren lassen; Inhalte Ihrer Formulareingaben (Name, Kontaktdaten, Lebenslauf) werden nicht an Google übermittelt. Google verarbeitet im Rahmen des Trackings u.a. Ihre IP-Adresse, Browser-Informationen und Cookie-Kennungen und kann diese Daten mit Ihrem Google-Konto verknüpfen, sofern Sie dort angemeldet sind. Dabei kann es zu einer Übermittlung von Daten in die USA kommen; Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO besteht.

Wir verwenden den Google Consent Mode: Ohne Ihre Einwilligung werden keine Cookies gesetzt und keine Kennungen an Google übertragen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google (policies.google.com/privacy). Personalisierte Werbung können Sie zusätzlich in Ihren Google-Einstellungen deaktivieren (myadcenter.google.com).

6. Kontaktaufnahme

6.1 Kontaktformular

Auf unserer Website bieten wir ein Kontaktformular an. Wenn Sie es nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten: Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht (Pflichtangaben) sowie optional Telefonnummer, Firmenname, Mitarbeiterzahl und eine von Ihnen hochgeladene Datei (z.B. Lebenslauf; PDF, Word oder Bild, max. 5 MB).

Die Daten werden in unserem Content-Management-System auf unseren eigenen Servern gespeichert und zusätzlich über unseren unternehmenseigenen Mailserver als Benachrichtigung an das zuständige interne Postfach weitergeleitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung an uns gerichteter Anfragen).

Speicherdauer: Einträge aus dem Kontaktformular (einschließlich hochgeladener Dateien und der dabei gespeicherten IP-Adresse) werden spätestens 6 Monate nach Eingang automatisch gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder die Anfrage in ein Vertragsverhältnis mündet.

6.2 E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die dabei übermittelten Daten (z.B. Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlagen und Speicherdauer entsprechen Abschnitt 6.1. Unser E-Mail-Verkehr läuft über unternehmenseigene Mailserver in Deutschland.

6.3 WhatsApp

Auf unserer Website bieten wir die Möglichkeit, per WhatsApp mit uns in Kontakt zu treten. Der Button bzw. der angezeigte QR-Code enthält lediglich einen Link zum Dienst „wa.me"; durch das bloße Aufrufen unserer Website werden keine Daten an WhatsApp übertragen. Erst wenn Sie den Link aktiv nutzen, öffnet sich WhatsApp auf Ihrem Gerät und es gelten die Datenschutzbestimmungen der WhatsApp Ireland Limited bzw. Meta Platforms; dabei kann es zu einer Datenübertragung in Drittländer (insbesondere USA) kommen. Die Nutzung ist freiwillig — alle Anliegen können Sie ebenso per Telefon, E-Mail oder Kontaktformular an uns richten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der uns über WhatsApp zugehenden Nachrichten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

7. Bewerbungen über unsere Website

Über unsere Online-Jobbörse können Sie sich direkt auf ausgeschriebene Stellen bewerben. Dabei verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (Pflichtangaben), optional eine Nachricht und Ihren Lebenslauf (PDF oder Word, max. 5 MB) sowie die Stelle, auf die Sie sich beworben haben.

Die Bewerbungsdaten werden in unserem Content-Management-System auf unseren eigenen Servern in Deutschland gespeichert und zusätzlich über unseren unternehmenseigenen Mailserver an die zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung weitergeleitet. Zugriff haben nur die mit dem Bewerbungsverfahren befassten Personen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Gleiches gilt für Bewerbungen, die uns per E-Mail oder über das Kontaktformular erreichen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Verarbeitung für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses).

Speicherdauer: Kommt es zu einer Einstellung, übernehmen wir die erforderlichen Daten in die Personalakte. Andernfalls werden Ihre Bewerbungsdaten (einschließlich hochgeladener Dateien) spätestens 6 Monate nach Eingang der Bewerbung automatisch gelöscht; diese Frist dient der Erfüllung unserer Nachweispflichten nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Eine längere Aufbewahrung (z.B. für künftige Stellenangebote) erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

8. Nutzung der SmartJobs App (Vertragsunterzeichnung)

Wir bieten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern eine mobile App an, über die Arbeitsverträge und zugehörige Dokumente digital eingesehen und unterzeichnet werden können. Dieser Abschnitt gilt ab Verfügbarkeit der App.

8.1 Welche Daten wir verarbeiten

8.2 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses), da die App ausschließlich zur Unterzeichnung von Arbeitsverträgen und Begleitdokumenten eingesetzt wird.

Die Erfassung von IP-Adresse und Geräteinformationen zum Zweck der Nachweisbarkeit der Unterzeichnung stützt sich zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen). Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Authentizität der digitalen Unterschrift im Streitfall belegen zu können.

8.3 Empfänger

Für den Versand des Einmalcodes (OTP) per SMS nutzen wir den Dienst der LOX24 GmbH, Seestraße 109, 13353 Berlin, Deutschland (www.lox24.eu). LOX24 ist ein in Deutschland lizenziertes Telekommunikationsunternehmen (Lizenznummer DREG 15/144, Bundesnetzagentur). Zur Übermittlung des Einmalcodes wird Ihre Mobiltelefonnummer an LOX24 übertragen. Es wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Eine Übertragung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch LOX24 finden Sie unter www.lox24.eu/datenschutz.

Alle übrigen im Rahmen der App verarbeiteten Daten (Unterschrift, Dokumente, Protokolldaten) werden ausschließlich auf unseren eigenen Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nicht.

8.4 Speicherdauer

Unterzeichnete Verträge und die dazugehörigen Unterzeichnungsnachweise (Unterschriftsbild, IP-Adresse, Zeitstempel, Geräteinformationen) werden für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und darüber hinaus so lange gespeichert, wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen — für abrechnungs- und steuerrelevante Unterlagen bis zu 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (insbesondere § 257 HGB, § 147 AO). Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht.

Temporäre Authentifizierungsdaten (Einmalcodes) werden nach Verwendung, spätestens jedoch nach Ablauf von 10 Minuten, automatisch und unwiderruflich gelöscht.

9. Empfänger und Drittlandübermittlung

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen. Als externen Auftragsverarbeiter setzen wir ausschließlich die in Abschnitt 8.3 genannte LOX24 GmbH (SMS-Versand für die App) ein.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nur statt, soweit Sie in Werbe- und Conversion-Tracking eingewilligt haben (mögliche Übermittlung an Meta bzw. Google in die USA auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework, siehe Abschnitt 5) oder Sie freiwillig per WhatsApp mit uns kommunizieren (siehe Abschnitt 6.3).

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns die folgenden Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an uns oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten siehe oben).

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Sie können sich an jede Aufsichtsbehörde wenden, insbesondere an die für uns zuständige: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, www.ldi.nrw.de.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Nutzung unserer Website ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit wir in Formularen Pflichtangaben kennzeichnen, benötigen wir diese, um Ihr Anliegen bzw. Ihre Bewerbung bearbeiten zu können; ohne diese Angaben ist eine Bearbeitung nicht möglich. Für die Unterzeichnung von Verträgen über die SmartJobs App ist die Angabe der in Abschnitt 8.1 genannten Daten erforderlich; ohne sie kann die digitale Unterzeichnung nicht durchgeführt werden.

13. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Rechtslage, unsere Website oder unsere Datenverarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter www.smartjobs.de/datenschutz abrufbar.

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Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website www.smartjobs.de sowie — ab deren Verfügbarkeit — die SmartJobs App (iOS und Android). Version 1.1, Stand: 22. Juli 2026.